Mehr Zeit für Schüler:innen, weniger für Dokumentation.
sozidoc wird eine Dokumentationssoftware für die Schulsozialarbeit: Kontakte, Fallakten, Kinderschutz nach § 8a SGB VIII, Statistik und Datenschutz an einem Ort. sozidoc befindet sich derzeit in Entwicklung und wird für 2027 erwartet.
Dokumentation, die zum Schultag passt
Schulsozialarbeit findet zwischen Stunden und Pausen statt, oft in kurzen Gesprächen. Die Dokumentation soll trotzdem genau, datenschutzkonform und nachvollziehbar sein. sozidoc wird entwickelt, um diesen Spagat zu erleichtern.
HeuteKontakte entstehen spontan in der Pause oder zwischen zwei Stunden. Die Dokumentation wird oft nachgeholt und kostet Zeit, die in der Beratung fehlt.
Mit sozidocEin Tagesplan im Rhythmus von Stunden und Pausen, aus dem Gespräche direkt dokumentiert werden. Angestrebt ist eine Erfassung in unter einer Minute.
HeuteSozialdaten sind besonders schutzwürdig. Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII, Löschfristen und Zugriffsrechte müssen sauber umgesetzt sein.
Mit sozidocRollen, Löschfristen und ein unveränderbares Zugriffsprotokoll sind von Anfang an vorgesehen. Vertrauliche Einträge sieht nur die verfassende Fachkraft.
HeuteBei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung muss jeder Schritt lückenlos und nachvollziehbar festgehalten werden.
Mit sozidocEin geführtes Verfahren nach § 8a SGB VIII, das Schritt für Schritt begleitet und mit Datum und Bearbeiter:in protokolliert.
HeuteSchule und Schulsozialarbeit sind datenschutzrechtlich getrennte Verantwortliche. Daten dürfen nicht einfach zusammenfließen.
Mit sozidocAutomatisch fließen nur Strukturdaten wie Klassen und Stundenraster. Personendaten nur einzeln und mit Einwilligung.
HeuteJahresberichte, Statistiken für Träger und Jugendamt und die Arbeitszeiterfassung bedeuten zusätzlichen Aufwand.
Mit sozidocStatistik, Jahresbericht und Arbeitszeit sollen direkt aus der laufenden Dokumentation entstehen.
Was sozidoc können soll
Ein klickbarer Prototyp mit fiktiven Daten zeigt bereits, wie die Arbeit mit sozidoc aussehen könnte. Alle Funktionen sind geplant und können sich bis zur Veröffentlichung noch ändern.
- In Entwicklung
- Prototyp mit fiktiven Daten
- Voraussichtlich 2027
- Noch keine Nutzung, Interessentenliste offen
Im Schulalltag
Weniger Nacharbeit, mehr Zeit für Gespräche.
- Der Schultag im Blick
- Termine im Rhythmus von Stunden und Pausen, daneben alles, was heute Aufmerksamkeit braucht. Vergangene Gespräche sollen direkt aus dem Tagesplan dokumentiert werden können.
- Dokumentieren in unter einer Minute
- Art, Dauer, Thema, Notiz. Ob Einzelgespräch, Kurzkontakt ohne Namen, Gruppe oder Netzwerkpartner: Die Erfassung soll schnell gehen.
- Arbeitszeit inklusive
- Dokumentierte Kontakte sollen automatisch als Arbeitszeit übernommen werden. Die Woche kann anschließend geprüft und zur Freigabe gesendet werden.
- Auch ohne Internet
- Die Erfassung soll offline funktionieren. Einträge werden auf dem Gerät zwischengespeichert und übertragen, sobald das Gerät wieder online ist.
Fachlich sicher
Struktur für sensible Beratungsverläufe.
- Die Fallakte
- Verlauf, Einwilligungen und Beteiligte in einer Akte. Einträge mit Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII sollen auch für die Teamleitung verborgen bleiben.
- Gruppen und Netzwerk
- Gruppenangebote wie Klassenrat oder Soziales Lernen und Kontakte zu Netzwerkpartnern an einem Ort. Teilnahmen an offenen Angeboten sollen anonym gezählt werden.
Kinderschutz nach § 8a SGB VIII
Bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Gefährdung soll sozidoc durch das Verfahren führen. Jeder Schritt wird mit Datum und Bearbeiter:in protokolliert. Die Fallvorlage für die insoweit erfahrene Fachkraft soll pseudonymisiert per Klick entstehen.
Die Reihenfolge dient der Orientierung. Maßgeblich ist die Vereinbarung des Trägers mit dem Jugendamt nach § 8a Abs. 4 SGB VIII.
- Gewichtige Anhaltspunkte dokumentieren
- Gefährdungseinschätzung vornehmen
- Insoweit erfahrene Fachkraft beratend hinzuziehen
- Erziehungsberechtigte und Kind einbeziehen
- Auf die Inanspruchnahme von Hilfen hinwirken
- Jugendamt informieren, falls die Gefährdung nicht anders abgewendet werden kann
Für Träger und Verwaltung
Nachvollziehbar, anschlussfähig, ohne Mehraufwand.
- Anbindung an IServ und DaNiS
- Automatisch kommen nur Strukturdaten wie Klassen, Klassenstärken und Stundenraster. Personendaten nur einzeln und mit Einwilligung. Single Sign-on und Kalender sind ebenfalls vorgesehen.
- Berichte ohne Mehraufwand
- Jahresbericht und Statistik für Träger und Jugendamt sollen aus der laufenden Dokumentation entstehen, anonymisiert und mit Schutz vor Rückschlüssen bei kleinen Zahlen.
Datenschutz, den man vorzeigen kann Geplant
Rollen, Löschfristen und Zugriffsprotokoll auf einer Seite. So sollen Träger und Datenschutzbeauftragte die Verarbeitung jederzeit nachvollziehen können.
| Daten | Fachkraft | Teamleitung | Datenschutzbeauftragte |
|---|---|---|---|
| Verlaufseinträge | Eigene Fälle bearbeiten | Lesen | Kein Zugriff |
| Einträge mit Vertrauensschutz | Nur Verfasser:in | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
| § 8a-Verfahren | Bearbeiten | Status und Einschätzung | Kein Zugriff |
| Statistik, anonymisiert | Lesen | Lesen | Lesen |
| Zugriffsprotokoll | Eigene Zugriffe | Kein Zugriff | Lesen |
Technik und Verträge Vorgesehen
- Rechenzentrum in Deutschland
- Betrieb nach DSGVO, keine Übermittlung in Drittländer
- Verschlüsselung
- Bei der Übertragung per HTTPS, Freitexte zusätzlich verschlüsselt in der Datenbank
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Per Authenticator-App möglich, eine Pflicht für alle Konten ist noch offen
- AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
- Mit Muster für TOMs und Datenschutz-Folgenabschätzung
- Löschfrist
- Einstellbar, die Frist gilt je Konto
- ISO 27001
- Zertifizierung angestrebt, derzeit in Vorbereitung
Gedacht für alle, die Schulsozialarbeit möglich machen
sozidoc wird für die Schulsozialarbeit an allgemeinbildenden Schulen entwickelt, mit Blick auf die verschiedenen Rollen bei Trägern der Jugendhilfe.
Fachkräfte der Schulsozialarbeit
Schnell dokumentieren, Fallakten führen, Gruppenangebote festhalten und den Schultag im Blick behalten.
Teamleitungen
Status von Verfahren und Einschätzungen nachvollziehen und kollegiale Beratung unterstützen, ohne Einblick in vertrauliche Einträge.
Träger der Jugendhilfe
Konten und Rechte verwalten, Löschfristen festlegen und anonymisierte Statistiken für Berichte und Jugendamt erhalten.
Datenschutzbeauftragte
Rollen, Löschfristen und Zugriffsprotokoll auf einen Blick prüfen und die Einführung fundiert bewerten.
So könnte es im Alltag aussehen
- Nach einem Gespräch in der Pause
Eine Schülerin bittet in der großen Pause um einen Termin. Der Kurzkontakt soll direkt aus dem Tagesplan erfasst werden, die Zeit fließt in die Arbeitszeit.
- Gewichtige Anhaltspunkte
Beobachtungen deuten auf eine mögliche Gefährdung hin. sozidoc soll durch das Verfahren nach § 8a SGB VIII führen und jeden Schritt mit Zeitstempel protokollieren.
- Angebote für Gruppen und Klassen
Klassenrat, Soziales Lernen oder ein offenes Pausenangebot: Termine werden festgehalten, Teilnahmen an offenen Angeboten anonym gezählt.
- Zum Ende des Schuljahres
Jahresbericht und Tabelle für das Jugendamt sollen aus der laufenden Dokumentation entstehen, ohne Zahlen erneut zusammenzutragen.
Neuigkeiten zu sozidoc per E-Mail
Tragen Sie sich ein, wenn Sie über die Entwicklung und den Start von sozidoc informiert werden möchten. Es ist keine Anmeldung für die Software und keine Bestellung.
- Nur E-Mail-Adresse, die Rolle ist freiwillig
- Erst nach Bestätigung per E‑Mail eingetragen
- Abmelden jederzeit mit einem Klick, dann wird die Adresse gelöscht
Häufige Fragen
Ist sozidoc bereits verfügbar?
Nein. sozidoc befindet sich derzeit in Entwicklung und kann noch nicht genutzt werden. Bisher gibt es einen Prototyp mit fiktiven Daten.
Wann wird sozidoc erwartet?
sozidoc wird voraussichtlich 2027 erwartet. Dabei handelt es sich um eine Einschätzung, nicht um einen verbindlichen Termin.
Kann man sich bereits anmelden?
Ein Konto lässt sich noch nicht anlegen, und eine Vorbestellung gibt es nicht. Sie können sich aber in die Interessentenliste eintragen und erhalten dann Neuigkeiten per E-Mail.
Was wird sozidoc können?
Geplant sind unter anderem ein Tagesplan im Stundenraster, eine schnelle Erfassung von Kontakten, Fallakten mit Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII, ein geführtes Verfahren im Kinderschutz nach § 8a SGB VIII, Gruppenangebote und Netzwerkpartner, anonymisierte Statistik und Jahresbericht, Arbeitszeiterfassung, ein Offline-Modus sowie eine datenschutzkonforme Anbindung an IServ und DaNiS.
Der genaue Funktionsumfang kann sich im Laufe der Entwicklung noch ändern.
Für wen ist sozidoc gedacht?
Für Fachkräfte der Schulsozialarbeit, deren Teamleitungen, Träger der Jugendhilfe und Datenschutzbeauftragte, die die Verarbeitung von Sozialdaten nachvollziehen und prüfen.
Wo sollen die Daten gespeichert werden?
Vorgesehen ist der Betrieb in einem Rechenzentrum in Deutschland nach DSGVO, ohne Übermittlung in Drittländer, mit Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung. Fallakten und Sozialdaten sollen getrennt von den Daten der Schule gespeichert werden.
Was passiert mit meiner E-Mail-Adresse?
Sie wird nur für Neuigkeiten zu sozidoc verwendet. Eingetragen sind Sie erst, wenn Sie den Link in der Bestätigungs-E-Mail geöffnet haben. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink; nach der Abmeldung wird Ihre Adresse vollständig gelöscht.
Gibt es schon Preise?
Nein. Zu Preisen und Konditionen gibt es derzeit noch keine Angaben.